Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji Vataha — systemu do zarządzania klubem, drużyną lub grupą sportową, dostępnego pod adresami vataha.app (strona) oraz manage.vataha.app (aplikacja). Regulamin obowiązuje każdego, kto zakłada konto w Vataha lub korzysta z niej na zaproszenie klubu.

§ 1. Definicje

1. Usługodawca / Vataha — Usługi Informatyczne Jerzy Wickowski, ul. Inżynierska 24/6, 53-227 Wrocław, NIP PL6852287567, przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), świadczący usługę opisaną w niniejszym Regulaminie.
2. Aplikacja — aplikacja internetowa Vataha dostępna pod adresem manage.vataha.app, wraz z towarzyszącą stroną informacyjną vataha.app.
3. Klub — podmiot (klub sportowy, szkółka, akademia, drużyna, działalność trenerska lub inna organizacja zajmująca się sportem), który założył Konto i korzysta z Aplikacji do zarządzania swoją działalnością.
4. Administrator Klubu — osoba fizyczna upoważniona przez Klub do zarządzania jego Kontem. Klub może upoważnić więcej niż jedną taką osobę.
5. Trener — osoba prowadząca zajęcia/treningi w ramach Klubu, korzystająca z Aplikacji w zakresie nadanym przez Administratora Klubu.
6. Rodzic/Opiekun — osoba sprawująca władzę rodzicielską lub opiekę nad Zawodnikiem niepełnoletnim, korzystająca z Aplikacji w jego imieniu.
7. Zawodnik/Uczestnik — osoba biorąca udział w zajęciach, treningach lub wydarzeniach organizowanych przez Klub, której dane są wprowadzane do Aplikacji.
8. Konto — konto założone w Aplikacji przez Klub albo przez osobę fizyczną korzystającą z Aplikacji (np. Rodzica).
9. Cennik — zestaw reguł rozliczeniowych skonfigurowany przez Klub w Aplikacji, na podstawie którego naliczane są należności Zawodników.
10. Regulamin — niniejszy dokument.

§ 2. Kontakt

1. Kontakt z Usługodawcą możliwy jest pod adresem e-mail: kontakt@vataha.app.
2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: rodo@vataha.app.
3. Adres do korespondencji: ul. Inżynierska 24/6, 53-227 Wrocław.
4. Telefon: 796 275 333.

§ 3. Zakres usługi

1. Aplikacja umożliwia Klubowi w szczególności:
   • zarządzanie zespołami/grupami i kartotekami Zawodników;
   • prowadzenie kalendarza treningów i wydarzeń, w tym treningów cyklicznych;
   • odnotowywanie obecności;
   • konfigurację Cennika i naliczanie należności Zawodników, w tym rabatów oraz naliczeń proporcjonalnych przy dołączeniu w trakcie okresu rozliczeniowego;
   • ewidencję wpłat oraz inicjowanie płatności online przez zintegrowane z Aplikacją bramki płatności;
   • przechowywanie terminów ważności dokumentów Zawodnika (np. licencji, badań lekarskich) na poziomie zespołu, wydarzenia lub Zawodnika, wraz z przypomnieniami;
   • komunikację z Rodzicami/Zawodnikami (powiadomienia o zajęciach, płatnościach i zmianach).
2. Zakres funkcji dostępnych w danym momencie może zależeć od etapu rozwoju Aplikacji, wybranego planu oraz konfiguracji Klubu. Aktualny zakres funkcji jest każdorazowo widoczny w Aplikacji.
3. Usługodawca rozwija Aplikację i może wprowadzać nowe funkcje, zmieniać istniejące lub wycofywać te, które przestały być potrzebne, o czym informuje zgodnie z § 17.

§ 4. Wymagania techniczne

Korzystanie z Aplikacji wymaga urządzenia z dostępem do internetu i aktualną przeglądarką internetową obsługującą JavaScript i pliki cookies. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za problemy wynikające z korzystania ze sprzętu lub oprogramowania niespełniającego tych wymagań.

§ 5. Założenie Konta i zawarcie umowy

1. Konto Klubu zakłada osoba, która oświadcza, że jest uprawniona do reprezentowania Klubu albo działa za jego wiedzą i zgodą.
2. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta z chwilą założenia Konta i akceptacji Regulaminu.
3. Klub odpowiada za prawdziwość i poprawność danych wprowadzanych do Aplikacji, w tym danych Zawodników, Rodziców i Trenerów, oraz za posiadanie właściwej podstawy prawnej do ich wprowadzenia.
4. Klub samodzielnie decyduje, jakie dane wprowadza do Aplikacji, i odpowiada za to, by były to dane niezbędne do prowadzonej działalności — bez wprowadzania danych nadmiarowych, w szczególności danych o stanie zdrowia wykraczających poza to, co Aplikacja wyraźnie umożliwia (np. sama data ważności badania, nie opis medyczny).
5. Umowa zawierana jest na czas nieoznaczony i może zostać rozwiązana przez każdą ze stron zgodnie z § 14.

§ 6. Role i dostępy

1. Klub samodzielnie zarządza tym, kto ma dostęp do jego Konta i w jakim zakresie — nadaje role (Administrator Klubu, Trener) i odbiera dostęp osobom, które przestały być z Klubem związane.
2. Rodzic/Opiekun i Zawodnik korzystają z Aplikacji w zakresie udostępnionym im przez Klub.
3. Usługodawca nie weryfikuje merytorycznie decyzji Klubu o nadaniu lub odebraniu dostępu — to Klub odpowiada za prawidłowe zarządzanie swoimi użytkownikami.

§ 7. Obowiązki Klubu

Klub zobowiązuje się do:

1. korzystania z Aplikacji zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami;
2. wprowadzania danych zgodnych z prawdą;
3. poinformowania Rodziców, Zawodników i Trenerów o korzystaniu z Aplikacji do obsługi Klubu;
4. posiadania podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych, które wprowadza do Aplikacji;
5. niedzielenia się loginem i hasłem z osobami nieuprawnionymi oraz niezwłocznego zgłoszenia podejrzenia nieautoryzowanego dostępu do Konta.

§ 8. Obowiązki Usługodawcy

Usługodawca zobowiązuje się do:

1. świadczenia usługi zgodnie z Regulaminem i z należytą starannością;
2. stosowania środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do ryzyka związanego z przetwarzanymi danymi;
3. utrzymywania rozdzielności danych między poszczególnymi Klubami;
4. wykonywania regularnych kopii zapasowych danych;
5. wspierania Klubu w eksporcie i usuwaniu jego danych zgodnie z § 13;
6. informowania o istotnych zmianach Regulaminu zgodnie z § 17;
7. przetwarzania danych powierzonych przez Klub wyłącznie zgodnie z jego poleceniami, na zasadach opisanych w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieranej z Klubem.

§ 9. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje osobna Polityka Prywatności. W zakresie, w jakim Klub wprowadza do Aplikacji dane Zawodników, Rodziców, Trenerów i inne dane związane z jego działalnością, Klub jest ich administratorem, a Usługodawca przetwarza je jako podmiot przetwarzający, na zasadach określonych w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieranej z Klubem.

§ 10. Płatności i abonament

1. Korzystanie z Aplikacji jest obecnie bezpłatne. Usługodawca może w przyszłości wprowadzić odpłatność (abonament) za korzystanie z Aplikacji przez Klub; o wprowadzeniu odpłatności, jej wysokości, cyklu rozliczeniowym oraz zasadach płatności i rezygnacji Usługodawca poinformuje z wyprzedzeniem zgodnie z § 17, a jej obowiązywanie będzie wymagało akceptacji Klubu.
2. Płatności online realizowane przez Zawodników/Rodziców na rzecz Klubu obsługiwane są przez zewnętrznych dostawców usług płatniczych zintegrowanych z Aplikacją. Usługodawca nie przechowuje numerów kart płatniczych ani innych danych niezbędnych do autoryzacji płatności — dane te przetwarzane są bezpośrednio przez dostawcę płatności.
3. Środki wpłacane przez Zawodnika/Rodzica trafiają na rzecz Klubu; Usługodawca nie jest stroną tej płatności, a jedynie dostawcą narzędzia umożliwiającego jej zainicjowanie.
4. Koszty prowizji dostawcy usług płatniczych ponosi Klub, chyba że Klub — w zakresie dozwolonym przez dostawcę płatności i przepisy prawa — zdecyduje o innym sposobie ich rozliczenia.
5. Zwroty płatności realizowane są tym samym sposobem płatności, jakim została dokonana pierwotna wpłata, chyba że płacący wyraźnie zgodzi się na inne rozwiązanie.

§ 11. Komunikacja i zgody marketingowe

1. Akceptując Regulamin, użytkownik wyraża zgodę na otrzymywanie od Usługodawcy wiadomości niezbędnych do korzystania z Aplikacji — w szczególności wiadomości powitalnych, instruktażowych, transakcyjnych (np. potwierdzenie płatności) oraz informacji o istotnych zmianach w Aplikacji. Wiadomości te nie stanowią informacji handlowej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Zapisanie się na newsletter (informacje o nowościach, materiały edukacyjne, treści marketingowe) jest dobrowolne i wymaga odrębnej zgody, udzielanej osobnym oświadczeniem przy rejestracji lub w każdym czasie w ustawieniach Konta. Zgodę tę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na możliwość korzystania z Aplikacji.
3. Każda wiadomość marketingowa zawiera informację o możliwości rezygnacji z jej otrzymywania.

§ 12. Bezpieczeństwo Konta

Użytkownik zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy danych umożliwiających logowanie i niezwłocznego poinformowania Usługodawcy o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta. Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dostęp do Kont.

§ 13. Eksport danych, zakończenie współpracy i usuwanie Konta

1. Klub może w każdym czasie zażądać wyeksportowania swoich danych z Aplikacji.
2. Po zakończeniu umowy Klub ma 30 dni na wyeksportowanie danych, zanim zostaną one usunięte lub zanonimizowane.
3. Dane księgowe, rozliczeniowe oraz inne dane, które Usługodawca musi przechowywać dłużej na podstawie przepisów prawa albo w celu obrony przed roszczeniami, mogą być przechowywane poza okresem wskazanym w ust. 2.
4. Usunięcie Konta osoby fizycznej (np. Rodzica) nie oznacza automatycznie usunięcia danych Zawodnika prowadzonych przez Klub, jeżeli Klub jako administrator tych danych ma podstawę do ich dalszego przechowywania. Żądania dotyczące takich danych są kierowane do Klubu; Usługodawca wspiera Klub technicznie w ich realizacji.

§ 14. Rozwiązanie umowy

1. Klub może rozwiązać umowę w każdym czasie, usuwając Konto lub informując o tym Usługodawcę.
2. Usługodawca może rozwiązać umowę z Klubem ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, w szczególności próby naruszenia bezpieczeństwa Aplikacji lub nieuprawnionego dostępu do danych innych Klubów.
3. Rozwiązanie umowy nie zwalnia z obowiązku uregulowania zaległych płatności wobec Usługodawcy, jeśli takie istnieją.

§ 15. Dostępność usługi i odpowiedzialność

1. Usługodawca dokłada starań, aby Aplikacja działała bez przerw, ale nie gwarantuje pełnej, nieprzerwanej dostępności — mogą zdarzać się planowane przerwy techniczne (o których Usługodawca informuje z wyprzedzeniem, gdy to możliwe) oraz przerwy wynikające z awarii.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje organizacyjne i sportowe Klubu — Aplikacja wspiera Klub w pilnowaniu terminów i informacji (np. ważności badań czy licencji), ale to Klub, a nie Usługodawca, decyduje, czy Zawodnik może wziąć udział w treningu, zawodach lub meczu.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za poprawność danych wprowadzonych przez Klub ani za decyzje podjęte przez Klub na podstawie tych danych.
4. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klubu z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi ograniczona jest do rzeczywiście poniesionej szkody, z wyłączeniem utraconych korzyści, w granicach dopuszczalnych przepisami prawa. Ograniczenia te nie dotyczą odpowiedzialności, której zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami nie można wyłączyć ani ograniczyć, w szczególności odpowiedzialności wobec konsumentów.

§ 16. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Aplikacji można zgłaszać na adres kontakt@vataha.app.
2. Zgłoszenie reklamacji powinno zawierać opis problemu oraz dane kontaktowe zgłaszającego.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania. Brak odpowiedzi w tym terminie wobec konsumenta uznaje się za uwzględnienie reklamacji.

§ 17. Zmiana Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu funkcji Aplikacji, zmiany warunków współpracy z dostawcami (np. bramkami płatności) lub względów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Regulaminu Usługodawca informuje z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, wysyłając wiadomość na adres e-mail przypisany do Konta.
3. Dalsze korzystanie z Aplikacji po wejściu w życie zmian oznacza ich akceptację. Klub, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać umowę zgodnie z § 14 przed ich wejściem w życie.

§ 18. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym dla niniejszego Regulaminu jest prawo polskie.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz — w zakresie, w jakim Klub jest konsumentem — ustawy o prawach konsumenta.
3. Usługodawca zawiera z Klubem umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, regulującą przetwarzanie danych wprowadzanych przez Klub do Aplikacji.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2026 r.

Prawo odstąpienia od umowy (dla Klubów będących konsumentami)

Jeżeli Klub zawiera umowę jako konsument (np. osoba fizyczna prowadząca zajęcia bez rejestrowanej działalności), przysługuje mu prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podawania przyczyny. Prawo to nie przysługuje, jeżeli usługa została w pełni wykonana za wyraźną, uprzednią zgodą konsumenta przed upływem tego terminu.