Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, jak Vataha przetwarza dane osobowe w związku z działaniem aplikacji dostępnej pod adresami vataha.app i manage.vataha.app. Dotyczy zarówno osób zakładających Konto Klubu, jak i osób, których dane Klub wprowadza do Aplikacji (Zawodnicy, Rodzice, Trenerzy).

1. Kto jest kim — role wobec Twoich danych

• Jeśli jesteś Klubem (zakładasz Konto, płacisz za usługę, kontaktujesz się z naszym wsparciem) — administratorem tych danych jest Vataha.
• Jeśli Twoje dane zostały wprowadzone do Aplikacji przez Klub (jesteś Zawodnikiem, Rodzicem, Trenerem) — administratorem tych danych jest Klub, nie Vataha. Vataha przetwarza je jako podmiot przetwarzający, wyłącznie na polecenie Klubu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartej z Klubem.

Wszędzie tam, gdzie administratorem danych jest Vataha, administratorem tym jest Usługi Informatyczne Jerzy Wickowski, ul. Inżynierska 24/6, 53-227 Wrocław, NIP 6852287567, przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Jeśli nie wiesz, kto w Twojej sytuacji jest administratorem — napisz do nas, pomożemy ustalić i, w razie potrzeby, przekierować sprawę do właściwego Klubu.

2. Kontakt

• Adres ogólny: kontakt@vataha.app.
• Adres w sprawach ochrony danych: rodo@vataha.app.
• Adres korespondencyjny: Usługi Informatyczne Jerzy Wickowski, ul. Inżynierska 24/6, 53-227 Wrocław.
• Telefon: 796 275 333.

Nie powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych (IOD). W sprawach ochrony danych osobowych możesz kontaktować się bezpośrednio z administratorem pod adresem wskazanym powyżej.

3. Jakie dane przetwarzamy jako administrator (dane Klubu jako naszego klienta)

• dane osoby zakładającej Konto Klubu i osób nią zarządzających (imię, nazwisko, e-mail, telefon);
• dane logowania i identyfikatory Konta;
• dane rozliczeniowe i faktury za korzystanie z Aplikacji (gdy usługa stanie się płatna);
• treść korespondencji z naszym wsparciem;
• dane techniczne: adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, logi działania Aplikacji;
• zgoda marketingowa/newsletter, jeśli została wyrażona;
• dane z formularzy kontaktowych na stronie vataha.app.

4. Jakie dane przetwarzamy w imieniu Klubu (jako podmiot przetwarzający)

Klub może wprowadzać do Aplikacji:

• dane Zawodników (imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, przynależność do grupy/zespołu);
• dane Rodziców/Opiekunów;
• dane Trenerów;
• dane o obecnościach i uczestnictwie w zajęciach/wydarzeniach;
• dane rozliczeniowe dotyczące składek i płatności Zawodników;
• terminy ważności dokumentów Zawodnika, np. licencji lub badań lekarskich (bez treści medycznej — tylko data ważności, chyba że Aplikacja w przyszłości wyraźnie umożliwi więcej);
• treść powiadomień wysyłanych do Rodziców/Zawodników.

W sprawach tych danych administratorem jest Klub — Vataha pomaga wyłącznie technicznie, zgodnie z jego poleceniem.

5. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

6. Komu przekazujemy dane

Do świadczenia usługi korzystamy z kilku zewnętrznych dostawców:

• dostawca hostingu i infrastruktury (Microsoft Azure);
• dostawca poczty (zenbox);
• dostawcy bramek płatności zintegrowanych z Aplikacją — w zakresie danych niezbędnych do zainicjowania i rozliczenia płatności;
• dostawca komunikacji e-mailowej/newslettera (Kit).

Powyższa lista obejmuje dostawców, z których obecnie korzystamy; w razie zmian zaktualizujemy niniejszą Politykę.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Staramy się wybierać dostawców przetwarzających dane w Unii Europejskiej / Europejskim Obszarze Gospodarczym. Część danych — w szczególności adres e-mail przekazywany w związku z obsługą newslettera przez Kit — może być przetwarzana poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach stosujemy wymagane prawem mechanizmy zabezpieczające, w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

8. Jak długo przechowujemy dane

• dane Konta Klubu: przez czas trwania współpracy oraz okres potrzebny do obrony przed roszczeniami;
• faktury i dane księgowe: zgodnie z okresami wymaganymi przepisami prawa podatkowego;
• zgłoszenia do wsparcia: przez okres niezbędny do ich obsługi oraz udokumentowania;
• logi bezpieczeństwa: przez okres niezbędny dla zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji;
• dane wprowadzone przez Klub (Zawodnicy, Rodzice, Trenerzy): przez czas korzystania przez Klub z Aplikacji, a po zakończeniu współpracy — przez okres umożliwiający eksport danych (zob. Regulamin, § 13), a następnie są usuwane lub anonimizowane;
• kopie zapasowe: usuwane rotacyjnie w ramach standardowego cyklu wykonywania kopii.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych, w tym w szczególności:

• szyfrowane połączenie (HTTPS) między Twoją przeglądarką a Aplikacją;
• ograniczony dostęp do danych — mają go wyłącznie osoby, którym jest to niezbędne do wykonywania obowiązków związanych ze świadczeniem usługi.

10. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych;
• ich sprostowania;
• usunięcia;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie — nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Na Twoje żądanie dotyczące realizacji powyższych praw odpowiadamy w terminie 30 dni od jego otrzymania (art. 12 ust. 3 RODO); w szczególnie skomplikowanych przypadkach termin ten możemy przedłużyć o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli Twoje żądanie dotyczy danych, których administratorem jest Klub (patrz sekcja 1), możemy przekazać je właściwemu Klubowi albo obsłużyć zgodnie z jego instrukcją.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych niezbędnych do założenia Konta jest dobrowolne, ale konieczne do korzystania z Aplikacji. Dane Zawodników, Rodziców i Trenerów wprowadza Klub według własnych potrzeb i na własnej podstawie prawnej. Zgoda na newsletter jest w pełni dobrowolna.

12. Zautomatyzowane decyzje

Aplikacja nie podejmuje wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne w sposób w pełni zautomatyzowany. Automatyczne przypomnienia (np. o płatności czy ważności badania) mają charakter organizacyjny — informują, ale nie podejmują decyzji za Klub ani za Ciebie.

13. Dzieci

Aplikacja może przetwarzać dane dzieci będących Zawodnikami — w ich imieniu działa Klub oraz Rodzic/Opiekun. Jeżeli dziecko nie ukończyło 16 lat, przetwarzanie jego danych w związku z usługami oferowanymi bezpośrednio dziecku wymaga zgody lub jej potwierdzenia przez Rodzica/Opiekuna. W modelu Vatahy dane dziecka wprowadza do Aplikacji Klub lub Rodzic/Opiekun — dziecko nie zakłada Konta samodzielnie.

14. Pliki cookies i analityka

Aplikacja korzysta z plików cookies niezbędnych do jej działania — m.in. utrzymujących sesję logowania, zapamiętujących wybór języka oraz Twoją decyzję dotyczącą zgody opisanej poniżej. Bez nich Aplikacja nie działałaby prawidłowo, dlatego ich stosowanie nie wymaga zgody.

Na stronach publicznych — czyli na stronie informacyjnej oraz stronach logowania, rejestracji i potwierdzeń — korzystamy dodatkowo z narzędzi analitycznych i marketingowych, które zapisują własne pliki cookies i podobne technologie:

• Google Analytics 4 (Google) — pomiar ruchu i statystyki korzystania ze stron;
• Meta Pixel (Meta Platforms) — pomiar skuteczności działań reklamowych oraz budowanie grup odbiorców reklam.

Za pomocą tych narzędzi rejestrujemy odsłony stron publicznych oraz dwa zdarzenia: założenie Konta i potwierdzenie adresu e-mail.

Podstawą korzystania z tych narzędzi jest Twoja zgoda, o którą prosimy w banerze wyświetlanym przy pierwszej wizycie. Do czasu jej wyrażenia skrypty Google i Meta nie są wczytywane, a przeglądarka nie wysyła do tych podmiotów żadnych żądań. Zgody możesz nie wyrazić — Aplikacja będzie wtedy działać normalnie, bez analityki i narzędzi marketingowych. Twoją decyzję — zarówno zgodę, jak i odmowę — zapamiętujemy w pliku cookie, żeby nie pytać o nią przy każdej wizycie. Możesz ją wycofać, usuwając pliki cookies w ustawieniach przeglądarki; przy kolejnej wizycie zapytamy ponownie.

Narzędzia te działają wyłącznie na stronach publicznych. W zalogowanej części Aplikacji, służącej do zarządzania Klubem, nie prowadzimy analityki ani działań marketingowych — dane Zawodników, Rodziców i Trenerów nie są przekazywane do Google ani do Meta.

Dane zbierane przez te narzędzia (m.in. identyfikator zapisany w pliku cookie, adres IP, informacje o przeglądarce i odwiedzonych stronach publicznych) trafiają odpowiednio do Google i Meta Platforms, które przetwarzają je także we własnych celach jako odrębni administratorzy, zgodnie ze swoimi politykami prywatności. Wiąże się to z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych, na zasadach określonych przez tych dostawców (zob. sekcja 7).

15. Zmiany Polityki Prywatności

O zmianach Polityki Prywatności informujemy w taki sam sposób i z takim samym wyprzedzeniem jak o zmianach Regulaminu (§ 17 Regulaminu).

Skrócona wersja dla Rodzica/Zawodnika

Krótka, prostym językiem wersja do pokazania osobie, której Klub wprowadza dane do Aplikacji (np. przy zapisie dziecka):